موفقیت با چرخه دمینگ

چرخه دمینگ (PDCA) چیست؟

PDCA (Plan-Do-Check-Act) روشی برای بهبود مستمر فرآیندها و محصولات است. هدف دمینگ استفاده مجدد از روش علمی در فرآیندهای کسب و کار بود و ما را با دو نوع اصلی از تفکر خود باقی گذاشت: PDSA و PDCA.

چرخه دمینگ یک مدل بهبود مستمر کیفیت است، که از یک توالی منطقی از چهار مرحله کلیدی تشکیل شده است: برنامه ریزی، انجام، مطالعه و عمل.

چرخه PDCA به چه معناست؟

به طور خلاصه توضیح داده شده است، که چرخه Plan-Do-Check-Act مدلی برای انجام تغییر است. این یک بخش اساسی از فلسفه تولید ناب و یک پیش نیاز کلیدی برای بهبود مستمر افراد و فرآیندها است. ابتدا توسط والتر شوهارت پیشنهاد شد و بعداً توسط ویلیام دمینگ توسعه یافت، چرخه PDCA به یک چارچوب گسترده برای بهبودهای مداوم در تولید، مدیریت و سایر زمینه ها تبدیل شد.

PDCA یک روش چهار مرحله‌ای ساده است که تیم‌ها را قادر می‌سازد از اشتباهات مکرر اجتناب کنند و فرآیندها را بهبود بخشند.

چرخه دمینگ از کجا می آید؟

والتر شوهارت، آماردان و فیزیکدان آمریکایی، پدر PDCA در نظر گرفته می شود. او مشتاق تجزیه و تحلیل آماری و بهبود کیفیت بود و پایه و اساس PDCA ثبت شده در نشریات متعدد را بنا نهاد. سال‌ها بعد، ویلیام دمینگ با الهام از ایده‌های شوهارت، این مدل را در یک چرخه یادگیری و بهبود توسعه داد که به عنوان PDCA محبوب شد. به همین دلیل این مدل به چرخه شوهارت یا چرخه دمینگ نیز معروف است.

تجزیه و تحلیل دمینگ

دبلیو ادواردز دمینگ در دهه 1950 پیشنهاد کرد که فرآیندهای کسب و کار باید تجزیه و تحلیل و اندازه گیری شوند تا منابع تغییراتی که باعث انحراف محصولات از نیازهای مشتری می شوند شناسایی شوند. او توصیه کرد که فرآیندهای کسب و کار در یک حلقه بازخورد مستمر قرار گیرند تا مدیران بتوانند بخش هایی از فرآیند را که نیاز به بهبود دارند شناسایی و تغییر دهند.

به عنوان یک معلم، دمینگ یک نمودار (بیش از حد ساده شده) برای نشان دادن این فرآیند پیوسته ایجاد کرد که معمولاً به عنوان چرخه PDCA برای برنامه ریزی، انجام، بررسی، عمل شناخته می شود:

• PLAN: طراحی یا بازنگری اجزای فرآیند کسب و کار برای بهبود نتایج
• DO: اجرای طرح و سنجش عملکرد طرح
• Check: اندازه گیری ها را ارزیابی کنید و نتایج را به تصمیم گیرندگان گزارش دهید.
• ACT: در مورد تغییرات مورد نیاز برای بهبود فرآیند تصمیم گیری کنید.

فلسفه بهبود فرآیند (دمینگ)

آموزش تجربه دمینگ به عنوان یک مهندس به ویلیام دمینگ بینشی نسبت به فرآیندهای صنعتی و واقعیت مادی تلاش برای استانداردسازی عملیات برای عملکرد در مقیاس داد. او بعداً فیزیک ریاضی را مطالعه کرد که او را در موقعیتی قوی قرار داد تا به علم رو به رشد آمار کمک کند.

یکی از موفقیت‌های بزرگ کار دمینگ را می‌توان تأثیر او بر معجزه اقتصادی ژاپن پس از جنگ دانست. جایی که اقتصاد ژاپن از آسیب های دوران جنگ نجات یافت و خود را به عنوان دومین اقتصاد بزرگ جهان معرفی کرد. در سال 1950 او در مرکز کنوانسیون هاکون در توکیو در مورد مفهوم مدیریت کیفیت محصول آماری سخنرانی کرد. مضامین این سخنرانی مواردی است که شامل:

• داشتن سیستمی برای بهبود مستمر کیفیت
• کاهش عیوب از طریق سطوح بالاتر یکنواختی کیفیت
• درک اینکه کیفیت باید به چه معنا باشد

کار دمینگ بیشتر به مفاهیم تجارت و حکمرانی گسترش می‌یابد، اما ما در درجه اول بر بهبود فرآیند تمرکز خواهیم کرد.

توضیح کامل چرخه (دمینگ) PDCA

چرخه PDCA یک فرآیند تکراری برای بهبود مستمر محصولات، افراد و خدمات است. این به بخشی جدایی ناپذیر از آنچه امروزه به عنوان مدیریت ناب شناخته می شود تبدیل شده است. این مدل شامل: تست راه حل ها، تجزیه و تحلیل نتایج و بهبود فرآیند است.

مراحل چرخه دمینگ

• برنامه ریزی

برنامه ریزی بخش بزرگی از چرخه است. در اینجا شما با جزئیات، آنچه را که باید انجام شود شناسایی خواهید کرد. این طرح معمولاً از مراحل کوچک تشکیل شده است و ممکن است قبل از تکمیل اطلاعات کافی برای ادامه، چندین بار نیاز به بازنگری داشته باشد.

هنگام برنامه ریزی باید چند سوال اساسی را در نظر بگیرید:

1. چه مشکلی را باید حل کنیم؟
2. چه منابعی داریم/نیاز داریم؟
3. چگونه می توانیم با منابع موجود مشکل را به بهترین نحو حل کنیم؟
4. چگونه موفقیت را اندازه گیری خواهیم کرد؟

• انجام دادن

پس از توافق با طرح، می توانید آن را عملی کنید. با وجود برنامه ریزی دقیق، ممکن است با مشکلات غیرمنتظره ای مواجه شوید. در حالت ایده آل، طرح شما در مقیاس کوچک و در یک محیط کنترل شده آزمایش می شود. مسائل را می توان با استاندارد کردن برنامه و اطمینان از اینکه هر یک از اعضای تیم در مورد نقش و مسئولیت خود روشن هستند به حداقل رساند.

• بررسی

بررسی طرح و اجرا شاید مهمترین مرحله در این فرآیند باشد. شما در حال انجام این فرآیند به دلیل یک مشکل مکرر یا برای ایجاد بهبود هستید. بررسی نکردن موفقیت آمیز بودن طرح صرفاً اتلاف وقت و منابع گرانبها است.

پس از اجرای طرح می توان ممیزی انجام داد تا بررسی شود که طبق برنامه عمل کرده است. بررسی می‌تواند به بهبود بخش‌هایی از فرآیند کمک کند که ممکن است آنطور که پیش‌بینی می‌کردید بدون مشکل اجرا شوند، یا اگر مشکلی پیش آمد، می‌توانید علت این اتفاق را تجزیه و تحلیل کنید و علت اصلی مشکل را مشخص کنید.

• عمل کنید

هنگامی که برنامه شما توسعه یافت و بررسی شد، زمان آن رسیده است که آن را عملی کنید. با این حال، این جایی نیست که فرآیند به پایان می رسد. چرخه دمینگ یک حلقه پیوسته بدون آغاز یا پایان است. فرآیند جدید به خط پایه تبدیل می شود و شما باید به دنبال بهبودهایی باشید تا آن را هم برای سازمان و هم برای مشتریان خود بهتر کنید.

چه زمانی باید از چرخه دمینگ استفاده کرد؟

چندین موقعیت وجود دارد که چرخه دمینگ می تواند مفید باشد:

• شروع یک پروژه جدید.
• بهبود طراحی یک محصول، خدمات یا فرآیند.
• اجرای تغییر.
• تعریف فرآیندهای کاری تکراری
• کار در جهت بهبود مستمر
• بهره وری بیشتر

از آنجایی که چرخه دمینگ همچنین می تواند برای بهبود فرآیندها به جای رفع مشکلات مورد استفاده قرار گیرد، کارایی بیشتری را برای سازمان به ارمغان می آورد که برنامه ریزی توسعه استراتژی و شناسایی خطاها را بهبود می بخشد.

مزیت رقابتی دمینگ

به کارگیری توسعه مستمر در فرآیندهای شما، به شما مزیت رقابتی متمایز نسبت به رقبای خود می دهد که از ادامه انجام کارها همانطور که همیشه انجام می دادند خوشحال هستند. بهبود فرآیندهای شما و به همین ترتیب، کارایی شما منجر به صرفه جویی در هزینه و افزایش رضایت می شود.

• کاهش خطر

هنگامی که از چرخه دمینگ استفاده می کنید، به طور مداوم در تلاش برای شناسایی مسائل در این فرآیند هستید. بنابراین، هر مشکلی که پیش می آید زود تشخیص داده می‌شود و می‌توان آن را تحلیل کرد و بهبودها را آزمایش کرد. کار به این روش تضمین می کند که مسائل ادامه پیدا نمی کند و باعث ضرر برای سازمان شما نمی شود. ریسک نیز کاهش می‌یابد زیرا هر گونه تغییری را می‌توان قبل از اجرا در مقیاس بزرگتر روی نمونه آزمایش کرد.

• استانداردها را تعیین می کند

از آنجایی که چرخه دمینگ یک فرآیند تکرارپذیر است، که می تواند هر چند بار که برای رسیدگی به یک مشکل مورد نیاز است مورد استفاده قرار گیرد، به یک ابزار تنظیم استاندارد تبدیل می شود. داشتن یک فرآیند استاندارد برای رسیدگی به مسائل، کارکنان و سازمان شما را قادر می سازد تا درک کنند که چه نقشی در حل مشکل ایفا می کنند.

معایب دمینگ

چرخه دمینگ مستلزم مشارکت همه افراد یک گروه در این فرآیند است. به عنوان مثال: در سازمان هایی که این روش استاندارد نیست، ممکن است نیاز به تغییر در فرهنگ سازمانی باشد. از آنجایی که چرخه دمینگ یک فرآیند چند مرحله‌ای است که می‌تواند به نمونه‌های متعددی از تجزیه و تحلیل و آزمایش قبل از اجرای طرح نیاز داشته باشد.

نتیجه گیری

دمینگ می تواند به تیم کمک کند تا مشکلات را به صورت بسیار کارآمدتر حل کند. PDCA مزایای قابل توجهی دارد که مهم ترین آن بهبود مستمر افراد و فرآیندها را تحریک می کند. این به شما اجازه می دهد راه حل های ممکن را در مقیاس کوچک و در یک محیط کنترل شده آزمایش کند و از تکرار اشتباهات فرآیند کار جلوگیری شود.

فرآیند PDCA شامل تعهد اجباری به بهبود مستمر است و می تواند تأثیر مثبتی بر بهره وری و کارایی داشته باشد. در نهایت، به خاطر داشته باشید که مدل PDCA به زمان معینی نیاز دارد و ممکن است برای حل مسائل فوری مناسب نباشد. اما اگر روی پروژه‌های تکراری کار می‌کنید، چرخه دمینگ ابزاری ارزشمند برای کنترل و بهبود مستمر فرآیندهای شما است.