مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان چیست؟ و نحوه مدیریت زمان

مدیریت زمان یک هنر است، هنر تنظیم، سازماندهی، برنامه ریزی و بودجه بندی زمان به منظور ایجاد کار موثرتر و بهره وری بیشتری از زمان است. مدیریت زمان به لطف دنیای شلوغ شبانه روزی و شلوغی که همه ما امروزه در آن زندگی می کنیم در سال های اخیر بسیار مهم شده است و تقریبا برای تمام مردم مهم می باشد.

مدیریت زمان شاید برای یک فرد بسیار مهم باشد، به این صورت که چگونه کارهای خود را اداره کند. اما هستند کسانی که مدیریت زمان اصلا برایشان اهمیتی ندارد و زندگی روزمره خود را ادامه می دهند.

هدف از مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان بسیار مهم می باشد، برای همین هم امروزه همه به دنبال یک مدیریت درست و برنامه ریزی مناسب هستند. مدیریت زمان از مزایای زیادی برخوردار است، از جمله:

• کاهش فشار

مدیریت زمان به خوبی می تواند از بسیاری از استرس ها و اضطراب های ما جلوگیری کند.

• تعادل

عادات خوب زمان می تواند، ما را قادر سازد تا به زندگی متعادل تری با زمان و انرژی کافی برای کار، درس خواندن، خانواده و خیلی چیزهای دیگر خود دست یابیم.

• بهره وری

اگر بتوانید از زمان خود مؤثرتر استفاده کنید، به طور خودکار بهره وری خود را افزایش می دهید.

• اهداف

برای پیشرفت در جهت دستیابی به اهداف شخصی و حرفه ای خود، به زمان در دسترس کافی نیاز دارید. وقتی وقتتان کم است، هیچ کاری نمی‌توان انجام داد و همین امر باعث ایجاد استرس و اضطراب در فرد می شود.

اهمیت مدیریت زمان

در اینجا چند دلیل وجود دارد که چرا اینقدر مدیریت زمان مهم است و چگونه می تواند به ما در استفاده و مدیریت سودمندتر کمک کند:

1. زمان یک منبع ویژه است، که نمی توان آن را ذخیره کرد. همه افراد دقیقاً به همان اندازه در روز زمان دارند که بقیه خواهند داشت. زمانی که به خوبی استفاده نشود، قابل بازیابی نیست.

2. بیشتر مردم احساس می کنند کارهای زیادی برای انجام دادن دارند و زمان کافی برای رسیدگی به آن را ندارند. این افراد کمبود وقت و زمان را عامل ضعف مالی، اهداف کم دست یافته، استرس، روابط بد و ورزش نکردن و... می دانند. مدیریت عاقلانه و درست زمان می تواند به ما کمک کند، تا زمانی را که می خواهیم کاری را انجام دهیم پیدا کنیم.

3. مدیریت زمان کمک می کند، اولویت های خود را تنظیم کنیم و طبق اولیت بندی پیش برویم.

4. زمان، محدود به 24 ساعت شبانه روز است، بنابراین برنامه ریزی باید عاقلانه باشد. یعنی بیشتر از 24 ساعت در شبانه روز نباشد.

5. مدیریت زمان کمک می کند آگاهانه انتخاب کنیم، بنابراین می توان زمان بیشتری را صرف کارهایی کرد، که برایمان مهم و ارزشمند هستند.

6. می توانیم یاد بگیریم برای کارهایی که مهم هستند، وقت کافی را پیدا کنیم. حتی یک بار در هفته، ما را به اهدافمان نزدیک می کند. از پیشرفتی که در این مدت زمان هرچند کوتاه به دست می آید شگفت زده خواهید شد.

نکات مهمی در رابطه با مدیریت زمان

• بفهمید که در کجا زمان را تلف می کنید.
• اهداف مدیریت زمان را ایجاد کنید.
• برنامه مدیریت زمان را اجرا کنید.
• از ابزارهایی برای مدیریت زمان استفاده کنید.
• کارهایتان را اولویت بندی کنید و طبق اولیت پیش بروید.
• روال عادی برنامه ای که دارید را ایجاد کنید و تا حد امکان به آنها پایبند باشید.
• به تعیین محدودیت زمانی برای وظایف عادت کنید.
• مطمئن شوید که سیستم شما سازماندهی شده است.
• زمان را برای انتظار تلف نکنید.

تصورات غلط در مورد مدیریت زمان

چند تصور غلط در رابطه با مدیریت زمان وجود دارد، که شامل موارد زیر هستند:

• مدیریت زمان چیزی جز عقل سلیم نیست.
• می توان با تحت فشار بودن بهترین کارها را انجام داد.
• من یک فرد خودجوش هستم (مدیریت زمان تمام لذت های زندگی را از بین می برد)
• من وقت ندارم یاد بگیرم چگونه همه اینها را انجام دهم.
• برنامه ریزی شما را تحت کنترل قرار می دهد.

نتیجه گیری

مدیریت زمان به افزایش کارایی و اثربخشی افراد و سازمان ها از طریق سازماندهی وظایف و رویدادها با استفاده از ابزارهایی مانند برنامه ریزان و رایانه ها و تکنیک ها و فرآیندهایی مانند هدف گذاری، برنامه ریزی و زمان بندی اشاره دارد.

اثربخشی به تولید و نتایج قابل توجه ای اشاره دارد. اگر یک کار نتایج قابل توجهی ایجاد نکند، مؤثر نیست. این یا یک کار با اولویت بسیار پایین است و یا یک کار غیر ضروری می باشد، که بهتر است به شخص دیگری واگذار شود تا آن را انجام دهد و یا نادیده گرفته شود. ما باید همیشه روی کارهایی متمرکز باشیم که موثرتر هستند و آن وظایف را به درستی و به نحو احسن انجام دهیم.

استراتژی های مدیریت زمان زیادی وجود دارند. هر فردی آن دسته از استراتژی هایی را انتخاب می کند، که برای او مفید هستند و آنها را در یک سیستم مرتب می کند. یک سیستم گروهی، شامل: عناصر متقابل، مرتبط یا وابسته به یکدیگر هستند، که یک کل پیچیده را تشکیل می دهند و تنها سیستم مدیریت زمان که به خوبی برای هر شخص کار می کند، سیستمی است که خود فرد طراحی می کند یا حداقل سیستمی را باید انتخاب کرد که با نیازهای خود شخص تطبیق داده شود.